Das weite Feld von Tätigkeiten der Inhouse-Juristen

Das Skillset, das Inhouse-Juristen für reguläre oder laufende Aktivitäten (z. B. juristische Begleitung einer Produkteinführung) benötigen, unterscheidet sich stark von dem, was bei außergewöhnlichen Aktivitäten (Litigation, M&A) gefordert ist. Warum sie dennoch beides beherrschen und die Unterstützung von Legal Operations suchen sollten, erläutert dieser Beitrag.

Die Rechtsabteilung eines Unternehmens erfüllt eine wichtige Funktion mit einem breiten Spektrum an Verantwortlichkeiten und Aufgaben. Sie sorgt dafür, dass das Unternehmen die geltenden Gesetze und Vorschriften einhält, seine Rechte und Interessen schützt und seine rechtlichen Risiken und Chancen steuert. Außerdem ist sie für die Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung, den Geschäftsbereichen und Funktionen des Unternehmens und deren Unterstützung zur Erreichung der Unternehmensziele mitverantwortlich. Kaum eine andere Funktion ist so vielfältig aufgestellt wie die Rechtsabteilung, was wohl auch ein Grund dafür ist, dass immer wieder Juristen in die oberste Führungsverantwortung von Unternehmen gehoben werden.

Die Aufgaben der Rechtsabteilung lassen sich in zwei Kategorien unterteilen: reguläre und außergewöhnliche Tätigkeiten.

• Außergewöhnliche Aktivitäten sind solche, die sich auf Ereignisse beziehen, die nur gelegentlich oder selten auftreten, etwa Litigation, M&A, Umstrukturierungen und Krisenmanagement.
• Reguläre (laufende) Tätigkeiten sind solche, die sich auf das Tagesgeschäft des Unternehmens beziehen, z. B. Handelsverträge, Compliance, IP, Arbeitsrecht, Corporate Governance und allgemeine Rechtsfragen.

Für Unternehmen und Rechtsabteilung sind beide Bereiche von großer Bedeutung, sie verlangen vom Einzelnen jedoch unterschiedliche Ansätze und Denkweisen. Während für reguläre Tätigkeiten Geschäftssinn, ein Netzwerk, solides juristisches Wissen und operative Exzellenz erforderlich sind, stehen bei außergewöhnlichen Tätigkeiten Kreativität, Agilität, strategische Vision, Zusammenarbeit und Führungsarbeit im Vordergrund. Obwohl beides juristische Tätigkeiten sind, brauchen sie sehr unterschiedliche Ansätze und Erfahrungen.

Da der General Counsel (GC) für die Aufsicht über die gesamte Rechtsfunktion eines Unternehmens zuständig ist, muss er sowohl reguläre als auch außergewöhnliche Aktivitäten führen. Die Verantwortlichen kommen jedoch in der Regel aus Kanzleien, in denen sie schwerpunktmäßig für die Bearbeitung außergewöhnlicher Angelegenheiten geschult wurden, da diese, z. B. Litigation oder M&A, oft Schwerpunkt (und Hauptumsatzquelle) von Kanzleien sind.

Daher müssen GCs beim Beitritt in ein Unternehmen auch reguläre Aktivitäten organisieren lernen, da diese für das interne Rechtsteam häufiger und damit relevanter sind. Sie müssen auch das Tagesgeschäft des Unternehmens verstehen und unterstützen, was andere Fähigkeiten und Denkweisen erfordert als in einer Kanzlei.

Um ihnen bei diesem Übergang zu helfen, sollten sich GCs auf einen Legal Operations Professional verlassen. Diese Personen haben sich auf die Verwaltung und Optimierung rechtlicher Prozesse, Systeme, Technologien und Ressourcen spezialisiert, um das Inhouse-Team dabei zu unterstützen, seine Leistung, seine Effizienz und seinen Wert zu steigern.

Legal Operations bei außergewöhnlichen Aktivitäten

Durch Konzentration auf außergewöhnliche Tätigkeiten können Inhouse-Teams sowohl für sich als auch für das Unternehmen großen Nutzen erzielen:

• Durch erfolgreichen Abschluss außergewöhnlicher Aktivitäten wie Litigation und M&A helfen Inhouse-Kräfte dem Unternehmen, strategische Ziele und Wachstumsraten zu erreichen, z. B. die Vergrößerung des Marktanteils, die Erschließung neuer Märkte, den Erwerb neuer Fähigkeiten oder die Durchsetzung eigener Rechte und Interessen.
• Durch Lösung komplexer rechtlicher Fragen (mit mehreren Parteien, engen Fristen und erheblichen Risiken) unterstützen interne Juristen das Unternehmen, seinen Wettbewerbsvorteil und sein Ansehen in der Branche sowie bei Kunden, Lieferanten, Regulierungsbehörden und der Gesellschaft zu verbessern.
• Durch Entwicklung einer strategischen Vision, kollaborativen Denkens und starker Führung fördern interne Rechtsexperten eine Kultur der Innovation und Exzellenz innerhalb des Unternehmens, was auch andere Funktionen und Interessengruppen inspirieren wird, neue Initiativen und Herausforderungen zu verfolgen.

Hier sind einige praktische Vorschläge aus Sicht eines Legal Operations Professional, wie Inhouse-Juristen an außergewöhnliche Tätigkeiten herangehen können:

• Bereiten Sie sich auf mögliche Rechtsstreitigkeiten vor, indem Sie relevante Dokumente, Daten und Zeugen identifizieren und aufbewahren.
  - Richten Sie ein Team für die Beilegung von Rechtsstreitigkeiten ein und weisen Sie Rollen und Zuständigkeiten klar zu.
  - Treten Sie in Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern und steuern sie deren Erwartungen.
  - Wählen Sie externe Anwälte und andere Dienstleister bereits im Vorfeld aus.

• Bereiten Sie sich auf die Durchführung einer Due-Diligence-Prüfung für M&A-Transaktionen vor, indem Sie die finanziellen, rechtlichen, operativen und strategischen Aspekte des Zielunternehmens überprüfen.
  - Identifizieren und bewerten Sie potenzielle Risiken und Chancen.
  - Verhandeln und entwerfen Sie die Transaktionsdokumente und ­ vereinbarungen.
  - Koordinieren Sie den Abschluss und die Aktivitäten nach dem Abschluss.

• Setzen Sie einen Krisenmanagementplan um, indem Sie die Art, den Umfang und die Auswirkungen einer Krisensituation identifizieren und bewerten.
  - Entwickeln Sie eine Strategie zur Lösung der Krise und zur Abmilderung ihrer Folgen und setzen Sie diese um.
  - Kommunizieren Sie mit internen und externen Interessengruppen und entwickeln Sie eine Strategie für den Umgang mit deren Bedenken.
  - Überwachen und bewerten Sie die Situation und passen Sie den Plan bei Bedarf an.

Legal Operations bei regulären Aktivitäten

Reguläre Aktivitäten sind das Herzstück eines Unternehmens, sie schaffen Werte und Wettbewerbsvorteile und stellen Kunden zufrieden. Sie bieten zahlreiche Chancen, sind aber auch Quelle vieler rechtlicher Risiken und Herausforderungen. Inhouse-Juristen schaffen durch reguläre Aktivitäten folgendermaßen Mehrwert:

• Durch frühzeitige Erkennung potenzieller Probleme vermeiden interne Juristen kostspielige Rechtsstreitigkeiten oder Verbindlichkeiten. Die Einführung von Richtlinien, Verfahren und Kontrollen bei regulären Aktivitäten kann zukünftige rechtliche Risiken minimieren oder sogar verhindern.
• Durch die Entwicklung eines tiefen Verständnisses für den geschäftlichen Kontext und die Bedürfnisse interner Kunden bieten Inhouse-Juristen relevantere, praktischere und zeitgerechtere Lösungen an, durch die sie ihren Geschäftssinn stärken und positiver wahrgenommen werden.
• Durch fachübergreifende Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und Interessengruppen erkennen interne Rechtsexperten Gelegenheiten zur Optimierung von Arbeitsabläufen über ihr Fachgebiet hinaus. Sie können Rechtstechnologien und Innovationen nutzen, um die Effizienz der eigenen Arbeit, aber auch der Arbeit ihrer (internen) Kunden zu verbessern.

Hier sind einige praktische Vorschläge aus Sicht eines Legal Operations Professional, wie Inhouse-Juristen an reguläre Tätigkeiten herangehen können:

• Erkennen Sie Effizienzlücken in der Rechtsabteilung.
  - Überprüfen Sie, wie viel Verwaltungsarbeit Ihr Team auf „altmodische Weise erledigt. Versuchen Sie zum Beispiel, Projekte mithilfe von Tabellenkalkulationen zu verfolgen? Mit moderner Rechtstechnologie können Sie in kürzerer Zeit mehr erreichen.
• Zeigen Sie den Wert der Rechtsabteilung durch strategische Partnerschaften.
  - Unternehmensjuristen werden eher als Wertschöpfungszentrum denn als reine Kostenstelle angesehen, wenn sie sich auf proaktives Risikomanagement konzentrieren und die strategischen Ziele und Wachstumsraten des Unternehmens zu Prioritäten der Rechtsabteilung machen.
• Implementieren Sie eine gezielte Lernagenda.
• Erstellen Sie Rahmenpläne für kritische Fähigkeiten und die Karriereentwicklung Ihres Teams und führen Sie ein umfassendes Orientierungs-, Onboarding- und Schulungsprogramm ein.
  
• Schaffen Sie Systeme für laufende Karriere- und Kompetenzentwicklungsmöglichkeiten.

Fazit

Die Konzentration auf reguläre wie auch außergewöhnliche Tätigkeiten ist nicht nur vorteilhaft, sondern unerlässlich für Inhouse-Teams. Sie kann ihnen helfen, bessere juristische Dienstleistungen zu erbringen, rechtliche Risiken zu bewältigen, geschäftlichen Mehrwert zu schaffen und ihre Karriere voranzutreiben. Nur wenn sie beide Tätigkeiten beherrschen, können sie ihre Rolle als Business-Partner erfüllen und zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Um diesen Spagat schaffen zu können, sollten sich Juristen in Rechtsabteilungen durch Legal Operations Professionals dabei unterstützen lassen, ihre Arbeitsweise zu überdenken und zu erneuern. Sie helfen ihnen, sich neue Werkzeuge, Methoden und Denkweisen anzueignen, mit denen sie ihre Leistung, Effizienz und ihren Wert steigern können. Auch zu den Möglichkeiten von Technologien wie z. B. Generative AI und ihrem Innovationspotenzial können Legal Operations Professionals beraten.

Eine solche Zusammenarbeit ermöglicht es Inhouse-Kräften, ihre juristische Arbeit zu automatisieren, zu rationalisieren und zu optimieren, um durch Innovation und Kreativität mehr Einfluss zu gewinnen und zu den Führungskräften der Zukunft zu werden.

Kontaktpersonen: Maurus Schreyvogel, Tamay Schimang