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Wegfall von Fahrtzeiten und -kosten
Die Vorteile mobiler Arbeit liegen auf der Hand: Arbeitnehmer können Beruf und Familie besser vereinbaren, indem insbesondere Fahrtzeiten und -kosten zum Büroarbeitsplatz entfallen oder eine Kinderbetreuung im Rahmen der Mittagspause möglich wird. Für Arbeitgeber eröffnen sich dagegen neue Möglichkeiten bei der Personalgewinnung. Während qualifizierte Bewerber bisher maßgeblich im Umkreis des Bürostandortes gesucht werden mussten, sind Arbeitgeber mit mobiler Arbeit auch für Bewerber interessant, die weiter entfernt wohnen. Denn während ein tägliches Pendeln über längere Distanz für viele Bewerber nicht in Betracht kommt, besteht oftmals die Bereitschaft, diese Distanz an vereinzelten Tagen auf sich zu nehmen. Damit können Unternehmen durch die Einführung mobiler Arbeit auch etwaige Standortnachteile ausgleichen.
Zudem müssen Arbeitgeber weniger Büroflächen vorhalten, wenn Arbeitnehmer aufgrund mobiler Arbeit seltener vor Ort im Büro sind. Gerade für Arbeitgeber mit Büros in zentraler Innenstadtlage und hohen Mietpreisen sind dabei erhebliche Kosteneinsparungen möglich. Insgesamt sind Arbeitgeber nicht selten überrascht, wie schnell die Einführung mobiler Arbeit und damit einhergehend die Reduzierung der Bürofläche zu finanziellen Einsparungen führt. Selbst unter Berücksichtigung potenzieller Zusatzkosten (z. B. für IT-Ausstattung, die Umgestaltung der Büroflächen etc.) sind finanzielle Einsparungen oftmals bereits ab einer Flächenreduzierung von ca. 10 % möglich. Das Einsparpotenzial ist in vielen Fällen sogar noch größer, weil Arbeitgeber im Rahmen von Bedarfsanalysen feststellen, dass die Auslastung der Büroflächen bereits vor Beginn der Corona-Pandemie geringer war als angenommen, damals aber noch nicht erfasst wurde.
Herausforderung für die Personalbindung
Wenn sich der Bewerberpool für neu zu besetzende Stellen durch mehr Mobilität vergrößert, heißt dies natürlich auch, dass der Wettbewerb zwischen Unternehmen um qualifizierte Arbeitnehmer zunimmt. Bisherige Leistungsträger des Arbeitgebers können leichter von anderen Unternehmen, deren Büros bisher weit entfernt lagen, abgeworben werden. Um ein solches Abwerben zu vermeiden, gilt es, frühzeitig geeignete Maßnahmen zur Personalbindung zu implementieren, damit sich Arbeitnehmer trotz der räumlichen Entfernung mit ihrem Arbeitgeber identifizieren. Studien zeigen nämlich, dass die Personalbindung von Arbeitnehmern zu ihrem Arbeitgeber abnimmt, je mehr diese mobil und ohne unmittelbaren Kontakt zum Arbeitgeber und Kollegen arbeiten. Schließlich ist nicht zu leugnen, dass mobiles Arbeiten oft zu einem Kommunikationsverlust führt, der sich auch durch Videokonferenzen und virtuelle Meetings nicht vollständig ersetzen lässt.
Hybridmodell als Arbeitsort der Zukunft?
Um von den genannten Vorteilen bestmöglich zu profitieren und die Nachteile zu begrenzen, sind in der Praxis hybride Arbeitsmodelle im Vordringen, die Präsenzkultur mit mobiler Arbeit verbinden. In diesem Zusammenhang wird üblicherweise ein Desk-Sharing-Prinzip eingeführt. Entweder teilen sich bestimmte Arbeitnehmer einen Arbeitsplatz entsprechend ihrer Anwesenheitszeiten vor Ort oder sie buchen ihren Arbeitsplatz im Voraus über ein Tool, das die zur Verfügung stehenden freien Arbeitsplätze anzeigt. Aufgrund hybrider Arbeitsmodelle kommt es oftmals zu einem Umbau der Büroflächen, weg vom reinen Arbeitsplatz hin zu einem Treffpunkt der Arbeitnehmer. Büros werden vermehrt zu einem Ort der Kommunikation, der mehr Besprechungsräume als momentan erfordert, um die Kommunikationsnachteile bei mobiler Arbeit auszugleichen. In Büros werden daher vor allem Aufgaben erledigt, die der Interaktion und Zusammenarbeit bedürfen, wohingegen klar abgrenzbare Einzelaufgaben mobil bearbeitet werden.
Dies wird zukünftig eine andere Ausgestaltung und Planung von Büros erfordern. Damit der Büroumbau den Bedürfnissen des Unternehmens bestmöglich entspricht, sollte der Frage, wozu Büroflächen im Rahmen von hybriden Modellen genutzt werden sollen, zentrale Bedeutung zukommen und sie sollte mit allen relevanten Stakeholdern frühzeitig diskutiert werden.
Change-Management
Die Einführung mobiler Arbeit verändert bestehende Arbeitsweisen grundlegend, wobei der Einsatz neuer Kommunikationstools nur einer von vielen Aspekten ist. Umso wichtiger erscheint es, die Veränderungen im Rahmen eines Change-Management-Prozesses zu begleiten und die tatsächliche Einführung und Anwendung neuer Tools sicherzustellen. Die neuen Formen der Zusammenarbeit müssen erst erlernt werden. Gerade in diesen Phasen zahlt sich ein Change-Management aus, das einer möglichen „Blockadehaltung“ gegenüber Neuerungen frühzeitig entgegenwirkt. Zudem kann nach anfänglicher Euphorie über neu erlangte Flexibilität nach einigen Monaten nicht selten Ernüchterung eintreten, wenn der Fortschritt ins Stocken gerät. Auch dies sollte bei der Planung berücksichtigt werden.